“งานเยอะจริง” หรือ “คิดไปเอง”? เจาะลึกไม้บรรทัดวัดภาระงานเพื่อหยุดสงครามเงียบในองค์กร

ในยุคที่ทุกอย่างต้องรวดเร็วและมีประสิทธิภาพสูง คำพูดติดปากของคนทำงานเกือบทุกคนคือ “งานเยอะมาก ช่วงนี้ทำไม่ทันเลย” แต่ในอีกมุมหนึ่งของโต๊ะทำงาน หัวหน้างานหรือฝ่ายบริหารกลับเกิดคำถามในใจเงียบๆ ว่า “งานมันเยอะขนาดนั้นจริง หรือพนักงานแค่บริหารเวลาไม่เป็น?”

ความไม่เข้าใจกันนี้เองที่เป็นจุดเริ่มต้นของความรอยร้าวในองค์กร พนักงานรู้สึกกดดันและหมดไฟเพราะคิดว่าไม่มีใครเข้าใจ ในขณะที่องค์กรก็มองว่าพนักงานขาดทักษะและเอาแต่บ่น การจะหยุดปัญหานี้ไม่ได้ขึ้นอยู่กับความรู้สึกของฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง แต่ต้องใช้ “ข้อมูลเชิงประจักษ์” มาเป็นตัวตัดสิน

1. แบบไหนที่เรียกว่า “งานเยอะจริง” (Objective Overload)

งานเยอะที่เกิดขึ้นจริงตามโครงสร้าง สามารถพิสูจน์ได้ด้วยตัวเลขและปัจจัยแวดล้อมที่วัดผลได้ ดังนี้:

• ชั่วโมงการทำงานเกินมาตรฐานสะสม: พนักงานต้องทำงานล่วงเวลา (OT) หรือทำงานเกิน 40–48 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ติดต่อกันเป็นเวลาหลายเดือนเพื่อส่งงานตามกำหนด

• เนื้องานเกินขีดความสามารถของคน 1 คน (Over-capacity): เมื่อนำปริมาณงานมาคำนวณตามเวลามาตรฐาน (Standard Time) แล้ว รวมกันเกิน 8 ชั่วโมงต่อวัน โดยไม่เหลือช่วงเวลาสำหรับงานแทรกหรือการสื่อสารพื้นฐาน

• การแบกรับหลายบทบาท (Multi-hatting): ต้องรับผิดชอบงานที่ไม่ตรงกับ Job Description (JD) อย่างมีนัยสำคัญ เช่น ทำงานแทนตำแหน่งที่ว่างลงโดยไม่มีการเพิ่มคน หรือควบตำแหน่ง 2–3 หน้าที่พร้อมกัน

• คอขวดสะสม (Backlog Accumulation): ปริมาณงานค้างสะสมเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ แม้พนักงานจะทุ่มเทเวลาและสมาธิกับการทำงานเต็ม 100% ตลอดทั้งวันแล้วก็ตาม

2. แบบไหนที่เข้าข่าย “คิดไปเอง หรือ บริหารจัดการไม่ดี” (Subjective Overload)

ในบางกรณี ความรู้สึกว่างานหนักจนรับไม่ไหว ไม่ได้เกิดจากปริมาณงานจริง แต่เกิดจากกระบวนการทำงานและพฤติกรรมส่วนบุคคล:

• การจัดลำดับความสำคัญล้มเหลว (Lack of Prioritization): มองว่าทุกงานมีความสำคัญและด่วนเท่ากันหมด ทำให้รู้สึกถูกบีบรัดด้วยเวลาตลอดเวลา

• ภาวะสมาธิแตกซ่าน (Context Switching): พยายามทำหลายงานพร้อมกัน (Multitasking) หรือปล่อยให้ตัวเองถูกขัดจังหวะด้วยการตอบ LINE หรืออีเมลตลอดเวลา ส่งผลให้งานชิ้นเดียวใช้เวลาทำนานกว่าปกติถึง 2–3 เท่า

• ขาดทักษะการบริหารความคาดหวัง: ไม่กล้าปฏิเสธงานแทรกที่ไม่อยู่ในความรับผิดชอบ หรือไม่กล้ากระจายงานให้ผู้ร่วมทีม

• การทำงานแบบไร้กรอบเวลา (Parkinson’s Law): งานที่ใช้เวลาทำจริงเพียง 1 ชั่วโมง กลับขยายเวลาทำไปทั้งวันเพราะไม่มีการกำหนดช่วงเวลาโฟกัส (Timeboxing) ที่ชัดเจน

3. ทางออก 3 ขั้นตอน: พิสูจน์ข้อเท็จจริงเพื่อแก้ไขให้ตรงจุด

หากต้องการก้าวข้ามความขัดแย้งและแก้ปัญหาอย่างยั่งยืน ทั้งหัวหน้าและพนักงานควรใช้วิธีการพิสูจน์ร่วมกัน ดังนี้:

ขั้นตอนที่ 1: ทำ Work Log Audit (บันทึกการทำงานจริง)

ให้พนักงานลองจดบันทึกการทำงานจริงเป็นเวลา 1–2 สัปดาห์อย่างละเอียด ระบุเวลากิจกรรม เนื้องานตาม JD งานแทรก เวลาประชุม และเวลาที่เสียไปกับการรอคอยกระบวนการต่างๆ

ขั้นตอนที่ 2: วิเคราะห์ข้อมูลร่วมกัน (Data Analysis)

• ถ้าพบว่า: งานหลักตาม JD เกิน 8 ชั่วโมงต่อวันจริง $\rightarrow$ แปลว่างานเยอะจริง องค์กรต้องแก้ด้วยการเพิ่มอัตรากำลัง เกลี่ยงาน หรือตัดงานที่ไม่จำเป็นทิ้ง

• ถ้าพบว่า: เวลาหมดไปกับการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ หรืองานแก้เพราะบรีฟไม่ชัดเจน $\rightarrow$ แปลว่ากระบวนการทำงานมีปัญหา ต้องปรับปรุงขั้นตอนการสื่อสารและการประชุม

• ถ้าพบว่า: ใช้เวลาทำเนื้องานนานเกินมาตรฐานเพราะขาดความชำนาญ $\rightarrow$ แปลว่ามี Skill Gap ต้องพัฒนาทักษะพนักงาน หรือนำระบบ Automation/AI เข้ามาช่วยลดงาน Manual

ขั้นตอนที่ 3: คัดกรองงานด้วย Eisenhower Matrix

จัดกลุ่มงานร่วมกันเป็น 4 ประเภท คือ ด่วนและสำคัญ (ต้องทำทันที), สำคัญแต่ไม่ด่วน (วางแผนทำ), ด่วนแต่ไม่สำคัญ (มอบหมายคนอื่นหรือใช้ Tool ช่วย), และ ไม่ด่วนและไม่สำคัญ (ตัดทิ้ง)

การตั้งคำถามว่า “งานเยอะจริงหรือคิดไปเอง” ไม่ใช่การจับผิด แต่คือการหาข้อเท็จจริง เพื่อให้องค์กรสามารถช่วยเหลือพนักงานได้อย่างตรงจุด และช่วยให้พนักงานได้พัฒนาทักษะการทำงานในโลกยุคใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด